Hoe jij je als introvert voorbereidt op bijeenkomsten als er geen agenda is

Karin straalt als ze over haar werk vertelt.

Ze vindt haar werk als onderzoeker en beleidsmedewerker bij een non-profit organisatie in de gezondheidssector geweldig.

Haar werk is concreet en het sluit perfect aan bij haar interesse, opleiding en eerdere onderzoeken in de Neuropsychologie.

Hoe enthousiast Karin ook is over haar werk, er is één ding waar ze een hekel aan heeft. Iets waar ze elke elke keer weer tegenop ziet.

Dit zijn de algemene beleidsdagen van de organisatie.

Ze zegt hierover:

‘De beleidsdagen zijn altijd hele lange dagen. Tijdens deze dagen staan de strategische visie van de organisatie en de toekomst centraal.

Weinig concreet

Dit zijn nogal abstracte onderwerpen voor mij. Ik kan hier weinig mee.

Wat ook niet helpt is dat er vaak geen agenda is en als die er wel is dan is die onduidelijk.

Ik kan me hierdoor nooit goed voorbereiden.

Dit vind ik lastig.

Ik heb er moeite mee als introvert om vanuit het niets te reageren.

Ik merk dat mijn extraverte collega’s hier geen last van hebben. Zij komen tijdens zo’n beleidsdag al brainstormend tot de wildste ideeën terwijl ik nog bezig ben om de informatie te verwerken.

En dat niet alleen.

Denken beperkt

Er gaat op zulke momenten zoveel nieuwe informatie over tafel, dat ik het gesprek vaak moeilijk kan volgen. Het lukt me niet om al die nieuwe informatie te verwerken. Laat staan dat ik kan reageren.

Het voelt alsof mijn denken vertraagd wordt op zulke momenten.

Dit maakt me onzeker.

Een stemmetje in mij zegt dan: ‘misschien ben je wel gewoon te dom voor dit soort gesprekken. Anders had je wel geweten hoe te reageren.’

Aan het eind van zo’n dag ben ik echt kapot, ook al heb ik als enige weinig tot niets bijgedragen aan de discussie.’

Aan de slag

We hebben ‘geluk’. Als Karin start met een individueel traject bij de Succesvolle Introvert staan de beleidsdagen weer voor de deur.

Dit geeft ons de mogelijkheid om de dagen samen voor te bereiden. En een aanpak te ontwikkelen waardoor ze wel goed uit de verf komt als introvert.

Geen agenda

Ook dit keer is er geen agenda, ondanks dat Karin er specifiek om vraagt bij haar leidinggevende.

Het enige wat haar leidinggevende wil loslaten over de dagen is dat de beleidsmiddagen gaan over de doelen en visie voor 2030.

Het managementteam heeft hier een voorzet voor gedaan en wil dit nu voorleggen aan de medewerkers. De directeur zal een aftrap hiervoor doen in de vorm van een presentatie. Daarna is er ruimte voor discussie en brainstormen.

Met deze summiere informatie moeten we het doen in de voorbereiding.

Haar natuurlijke voorsprong als introvert

De eerst stap is de natuurlijke voorsprong van Karin in kaart brengen.

Het blijkt dat Karin op haar best is als ze werkt aan een concreet product bijvoorbeeld een brochure of een presentatie voor een specifieke doelgroep.

Ze blijkt een meester in het toegankelijk maken van ingewikkelde wetenschappelijke theorieën over bijvoorbeeld de werking van de hersenen zodat de doelgroep de informatieproducten als nuttig ervaren. En wetenschappers er inhoudelijk en qua vorm achter het product kunnen staan.

Fascinatie

Dit verschil in wat mensen als nuttig ervaren fascineert Karin.

Ze is er altijd mee bezig. Ze leest er boeken over, praat erover met experts. Ook verzamelt ze goede voorbeelden.

Voor haar is dit heel gewoon om te doen en om hiermee bezig te zijn. Ze denkt dat iedereen dat doet.

Maar als ze goed kijkt naar haar collega’s, realiseert ze zich dat zij vaak helemaal niet op die manier kijken naar projecten. Ze zijn veel minder bezig welke informatie nuttig is voor specifieke doelgroepen en de afstemming met wetenschappers.

Voorbereiding van de beleidsdagen

Ik nodig haar uit om vanuit haar natuurlijke voorsprong als introvert te kijken naar de toekomst van de organisatie. Wat ziet zij vanuit haar natuurlijke voorsprong als belangrijke aandachtspunten voor de toekomst.

Ze hoeft niet lang na te denken.

Waar het eerder een warboel werd in haar hoofd als ze nadacht over voor haar abstracte onderwerpen zoals de toekomstvisie, komt ze nu snel tot de kern.

Ze heeft snel helder wat het belangrijkste aandachtspunt is voor de toekomst van de organisatie en ze weet dit heel overtuigend te onderbouwen.

Nu ze dit zo helder heeft, voelen de beleidsdagen lichter. Minder zwaar.

Ik moedig haar aan de lat niet te hoog te leggen voor de eerste beleidsdag en zich alleen te richten op het inbrengen van haar belangrijkste aandachtspunt. Als dit lukt kan ze tevreden zijn.

Ik doe dit met een reden. Mijn ervaring is namelijk dat veel introverten de lat te hoog leggen en daardoor blokkeren. Door de lat lager te leggen, is de spanning minder en is het veel gemakkelijker om vaker het woord te nemen.

Ze mort wat in eerste instantie over mijn voorstel. Ze vraagt zich af of haar bijdrage dan niet te klein is, maar gaat uiteindelijk akkoord.

De beleidsdag

Als de directeur de beleidsdag aftrapt met zijn presentatie over de toekomst van de organisatie, gebruikt Karin haar natuurlijke voorsprong om de nieuwe informatie die ze krijgt te ordenen. Het is hierdoor veel gemakkelijker om alles een plek te geven en te reageren.

En reageren doet ze. Zelfs meteen.

Na de presentatie, als de directeur ruimte geeft om vragen te stellen, valt er een doodse stilte.

Iedereen houdt zich stil behalve Karin.

Aan de hand van vragen over de presentatie brengt ze haar belangrijkste aandachtspunt naar voren. De directeur reageert super enthousiast op haar vragen. En hij niet alleen.

Na afloop komt haar leidinggevende bij haar om haar te complimenteren met haar optreden. Ze zegt tegen Karin: ‘Je stelde zulke rake vragen en je kon meteen reageren. Wat knap!’

Haar naaste collega vertrouwt haar toe dat ze was ingedommeld tijdens de presentatie van de directeur en heel blij was dat Karin in ieder geval het gesprek op gang had gebracht door haar vragen.

Waardering voor haar bijdrage

Dat haar bijdrage opvalt en gewaardeerd wordt, geeft Karin meteen positieve energie.

Ze zegt: ‘doordat ik meteen kon reageren was de kop eraf. Ik voelde me ontspannen daardoor. Tot mijn grote verbazing, heb ik hierdoor op veel meer momenten bijgedragen tijdens de bijeenkomst.

Dit had ik niet voorbereid. Het ging als vanzelf. Ik ervaarde niet zoals bij andere bijeenkomsten de druk om te reageren waardoor de spanning zo hoog opliep dat ik niet meer goed kon nadenken. Waardoor ik kan blijven denken en kan blijven reageren.

Ik bereid me vaak zo voor op vergaderingen en ik ben elke keer weer verbaasd over de positieve reacties op mijn bijdrage. Ik bereid één punt voor wat ik in ieder geval wil inbrengen als ik kijk naar mijn natuurlijke voorsprong en daarna gaat eigenlijk alles als vanzelf. De druk is er dan vanaf.

Mijn leidinggevende zei laatst nog tegen mij dat ze echt het verschil merkt met hoe ik eerder in vergaderingen was en hoe ik nu bijdraag.

En het mooie is dat ik meer bijdraag maar minder moe ben dan eerst. Soms kom ik zelfs met energie de vergadering uit. Wie had dit ooit kunnen denken.’

Gerelateerde informatie

Heb je deze artikelen al gelezen?