arrow_drop_up arrow_drop_down

Hoe je complexe problemen toch kunt aankaarten zonder dat anderen hun aandacht verliezen

Katja* stuitte continu op een muur van onbegrip, wanneer ze haar inzichten met collega’s wilde delen. Totdat ze ontdekte hoe ze haar complexe gedachtegang toch aanschouwelijk kon maken.

“‘Katja, zoveel details hoeven we niet. Kun je wat meer uitzoomen? Wat is het algemene idee?’

Voor de zoveelste keer lukte het me niet duidelijk te maken wat mijn punt was. Ik ben productspecialist bij een verzekeringsmaatschappij. Ik had altijd goed nagedacht over de ideeën die ik naar voren bracht in vergaderingen.

Terwijl ik mijn verhaal vertelde, zag ik ook altijd glashelder voor me hoe het zat. Heel visueel, als een schema met blokjes en pijlen. Dat gold niet voor mijn collega’s. Meestal begonnen ze na een paar zinnen steeds glaziger te kijken. Totdat iemand begon te protesteren over mijn gedetailleerde uitleg.

Uit paniek begon ik dan meestal te ratelen en nog meer details te geven, puttend uit het plaatje in mijn hoofd. Maar niemand luisterde dan nog. Ik gaf het steeds vaker al bij voorbaat op om iets duidelijk te maken.”

Ad-hoc vragen

“Als ik een presentatie moest geven, ging dat goed totdat iemand onverwachts een vraag stelde. Ik kan me één praatje herinneren waarbij ik echt helemaal stil viel. De seconden tikten door, terwijl mijn hoofd leeg bleef. Ik moest gered worden door een collega. Dat was aardig van hem, maar het voelde als een afgang.”

“Nu was er een reorganisatie op komst. Er bestond een kans dat ik boventallig zou worden. En als dat zo was, dan moest ik gaan solliciteren. Daar zag ik tegenop. Ik kon nooit goed uitleggen waar ik goed in was. Ik deed immers gewoon mijn werk, en dat vond ik normaal.

Het meest vreesde ik ad-hoc vragen. Daar kon ik helemaal in vastlopen. Ik had al heel wat pijnlijke situaties meegemaakt. Ik besloot daarom mijn ontwikkelbudget te besteden aan het verbeteren van mijn sollicitatievaardigheden. En omdat ik vermoedde dat ik introvert was, meldde ik me bij de Succesvolle Introvert.”

Niet stil en verlegen

“Ik had mezelf nooit als een introvert gezien, tot een paar maanden geleden. Toen las ik een artikel met de titel Waarom een bedrijf ook introverte werknemers moet hebben.

Door die ene tekst kantelde mijn beeld van introverten. Ik had altijd gedacht dat ze stil en verlegen zijn. Terwijl ik best een prater ben. Maar door het artikel besefte ik dat introverten zich door andere eigenschappen onderscheiden van extraverten. Zo is hun manier van besluiten nemen kenmerkend: een introvert wil eerst voldoende informatie verzamelen, ieders standpunt kennen en komt daarna pas tot een oordeel.

Dat herkende ik. En die eigenschap zorgde voor problemen, omdat ik nooit onmiddellijk antwoord kon geven op een vraag. En als het moment wel was gekomen, dan begreep niemand wat ik bedoelde. Vaak zaten we een uur te vergaderen, terwijl ik vanaf de eerste minuut al wist dat we nergens zouden komen. Ik zag dan dat er geen duidelijke probleemstelling was of we iets belangrijks over het hoofd zagen. Maar dat kon ik niet duidelijk maken.”

Geconcentreerd luisteren

“Ik vertelde coach Marloes over mijn frustrerende ervaringen bij het delen van mijn inzichten. Had ik er wel eens aan gedacht die plaatjes in mijn hoofd op papier te zetten, vroeg Marloes? Zou dat misschien helpen om te verduidelijken wat ik bedoelde?

Ze legde uit dat mijn grondige werkwijze en analytische instelling onderdeel is van mijn natuurlijke voorsprong. En dat gold ook voor mijn visuele manier van denken. Ik moest er juist meer op gaan vertrouwen. We bedachten samen een strategie die hierbij aansluit.”

“Die paste ik voor het eerst toe tijdens een vergadering, waarop mijn team een complex probleem zou bespreken, dat al lang speelde. Aan het begin van de vergadering vroeg ik de aandacht. Ik liep naar het whiteboard en pakte de stift. Het werd muisstil. Ik begon het schema te tekenen dat ik al maanden in mijn hoofd had. Ik legde uit waar de blokken en pijlen voor stonden. Ik vroeg of dit plaatje zo klopte. Of ontbrak er nog iets?

Al die tijd hadden mijn collega’s geconcentreerd geluisterd. Ze hadden afwisselend naar mij gekeken en naar het schema. Ik had hun volledige aandacht. En nu begonnen ze samen te discussiëren over mijn analyse van het probleem. En over de oplossing die ik voorstelde.

De rest van de vergadering werd steeds terug gegrepen op de afbeelding op het whiteboard. Ik had ook een aantal actiepunten voorbereid en die werden enthousiast besproken. Aan het einde van ons overleg hadden we een paar knopen doorgehakt en veel vooruitgang geboekt. Ik liep op wolkjes de vergaderzaal uit.”

Waardering

“Sindsdien maak ik er een gewoonte van mijn analyses te vertalen in schema’s. Al tijdens een overleg zit ik te tekenen. Na afloop mail ik vaak een eenvoudig Excel-diagram aan collega’s. Ook om te controleren of ik alles goed begrepen heb.

Niet iedereen zit te wachten op mijn overzichten, maar een deel van mijn collega’s reageert enthousiast. Het komt zelfs voor dat anderen vragen of ze alvast een foto mogen maken van het schema op mijn aantekenblok.

Hun waardering blijkt ook op andere manieren. Op een dag werd ik aangesproken door een collega. Ze was het overzicht kwijt. Kon ik haar misschien helpen? We zijn een dagdeel samen in een vergaderzaal gaan zitten. Daarna had mijn collega overzicht en ik had veel opgestoken over een actueel thema.”

Wennen aan de nieuwe werkplek

“De reorganisatieplannen werden bekend gemaakt. Ik werd niet ontslagen, maar overgeplaatst naar een andere afdeling. Tot mijn verbazing was een aantal collega’s geschokt. Ze waren bang dat het team zonder mij niet verder zou kunnen. Ik werd dus wel degelijk gewaardeerd, besefte ik opeens.”

“Op de nieuwe afdeling is alles nieuw: mijn collega’s, de inhoud van het werk, mijn werkplek. Maar doordat ik mijn eigen introversie inmiddels omarm, heb ik veel minder stress dan ik anders gehad zou hebben in deze nieuwe situatie. Ik kijk gewoon de kat uit de boom, ik observeer mijn omgeving. En ondertussen vertrouw ik erop dat het goed gaat komen.

“Samen met Marloes heb ik een aanpak ontwikkeld om mijn nieuwe interne klanten te leren kennen en tegelijkertijd mijn kennis te vergroten. Deze manier past heel goed bij mijn natuurlijke manier van communiceren als introvert en bij mijn natuurlijke voorsprong.  Ik hoef geen smalltalk te te gebruiken, want daar ben ik slecht in.

Mijn uitgangspunt is onze gezamenlijke inbox. Als daarin een verzoek landt van een collega van een andere afdeling, grijp ik dat aan. Ik vraag of ik misschien een half uurtje langs mag komen, zodat die ander het probleem kan toelichten? Mensen voelen zich daardoor enorm gehoord. Zo creëer ik een win-win-situatie. Het geeft me de kans om nieuwe kennis op te doen.

Zonder dat ik hoef te vragen of ik een dagdeel mee mag lopen, want dat ervaren mensen vaak als te tijdrovend. In plaats daarvan heb ik geleerd om mijn vragen actiegericht te verpakken. Die aanpak slaat altijd goed aan bij mijn meer extraverte collega’s. Ze zien dat ik meteen iets doe met hun antwoorden. ”

“Volgende week is de eerste belangrijke vergadering van mijn team. We gaan de werkvoorraad bespreken. Ik ben nu al aan het onderzoeken welke taken ik graag naar mezelf toe zou willen trekken. En hoe ik dat kan motiveren. Ik durf inmiddels te zeggen dat ik sommige dingen goed kan of er veel ervaring mee heb. Ik ben veel zelfverzekerder geworden. Ik ga tijdens die vergadering waarschijnlijk ook mijn eerste schema delen. De contouren daarvan staan al op papier. Tot mijn verbazing voel ik geen spoortje zenuwen voor de bijeenkomst. Ik zie er zelfs een beetje naar uit.”

Over de schrijver
Marloes is onderwijskundige en traint introverte professionals hoe ze succesvol kunnen zijn in hun werk zonder zichzelf te forceren. Ze is zelf introvert. Sinds 2008 schrijft zij artikelen over hoe je als introvert succesvol kunt zijn op een manier die bij je past. Zij wordt inmiddels gezien als landelijk expert en regelmatig geïnterviewd door landelijke bladen als Intermediair, Opzij en Elsevier.
Reactie plaatsen

Cookies