Projectondersteuner Maartje* wilde graag projectleider worden. Ze vond het echter moeilijk om te laten zien wat ze kon, omdat ze tijdens projectvergaderingen vaak ondergesneeuwd raakte als introvert.**
“Projectleider Irene had mij een lading mails doorgestuurd, nadat ze ziek naar huis was gegaan. Ik kon er niet veel uit opmaken over het project dat ik plotseling moest ondersteunen. Wel was me inmiddels duidelijk geworden dat er over een week een plan van aanpak moest liggen. Het leek erop dat ik daarvoor de medewerking nodig had van een aantal collega’s. Die waren echter slecht bereikbaar, ofwel omdat ze het druk hadden, ofwel omdat ze op vakantie waren.”
“Nu werd mij in de vergadering gevraagd hoe het met de voortgang van het project was gesteld. Ik zei dat ik nog volop in de voorbereidingsfase zat. Daarna ging de vergadering verder. Na afloop vroeg projectleider Anneke: ‘waarom zei je nou niet dat je heel erg onder druk staat, omdat er al over een week een deadline is, je nog nauwelijks weet wat de bedoeling is en je voortgang op allerlei manieren wordt gefrustreerd?”
Al jaren
“Ze had gelijk, ik had dat misschien ter sprake moeten brengen. Maar ik zag ook wel dat de rest van de aanwezigen meer aan zijn hoofd had. En het voelde ook niet goed om Irene de schuld te geven van mijn vertraging, of met de beschuldigende vinger te wijzen naar de collega’s op wiens input ik wachtte. Tegelijkertijd betekende dat wel dat ik in mijn eentje de verantwoordelijkheid droeg als het straks mis ging.”
“Zo zou mijn droom om op een dag mijn eigen project te leiden, nog minder snel realiteit worden. Ik begon overigens steeds meer de hoop te verliezen dat ik daartoe in staat was.”
‘Waarom doe je niet gewoon je mond wat meer open?’
“Een jaar geleden had ik gevraagd om interne overplaatsing, omdat ik al jarenlang betrokken was bij één en hetzelfde project. Nu was ik ondersteuner bij een aantal verschillende projecten tegelijk. Dat was uitdagend genoeg, ik verveelde me niet. Als ik één op één sprak met de projectleiders met wie ik samenwerkte, voelde ik bovendien veel waardering.”
“Maar als we met een grotere groep samen moesten overleggen over de voortgang van projecten, dan leek het wel of ik helemaal onzichtbaar werd. Projectleider Anneke vroeg regelmatig: ‘Waarom doe niet gewoon je mond wat meer open?’ Dat wilde ik ook graag, maar ik wist echt niet hoe.”
Budgetvoor persoonlijke ontwikkeling
“Ik ben introvert, misschien had dat er iets mee te maken. Onlangs was een collega met wie ik heel close ben, en die ook introvert is, in coaching gegaan bij de Succesvolle Introvert. Ik zag haar opbloeien. Ze bleef gewoon zichzelf, maar ze was opeens veel meer zichtbaar.”
“Misschien was zo’n coaching traject ook wel iets voor mij, bedacht ik. In plaats van weer een nieuwe vakinhoudelijke opleiding te doen, kon ik misschien beter mijn budget voor persoonlijke ontwikkeling aanspreken. Zo geschiedde.”
Echt waardevol
“Marloes had me ter voorbereiding op de eerste bijeenkomst gevraagd om na te denken over de momenten waarin ik flow ervaar, in mijn werk of daarbuiten. Ik kwam er niet zo goed uit.
Maar nu, terwijl Marloes af en toe een vraag stelde, kwamen we langzaam steeds dichter bij wat precies mijn kracht is en wat ik leuk vind. Ik kan in ieder geval goed luisteren, ik ben behoorlijk opmerkzaam. Ik zie waar iemand professioneel mee worstelt en hoe je die persoon daarbij zou kunnen ondersteunen. Ik snap goed hoe processen werken. Vaak zie ik binnen projecten ook al ruim van tevoren aankomen waar iets mis kan gaan, en hoe je dat eventueel kunt voorkomen.”
“Ik deelde dat soort inzichten tot dan toe eigenlijk nooit tijdens vergaderingen. Het ging vaak om gevoelige dingen. Ik wilde niemand voor het hoofd stoten. Door het gesprek met Marloes begon ik echter te beseffen dat mijn manier van kijken echt waardevol zou kunnen zijn voor de teams waarbinnen ik functioneer.”
Een eigen project
“Ik besprak met Marloes ook mijn sluimerende wens om projectleider te worden. Ze vroeg wat ik nodig had om die rol goed te vervullen? Zo had ik het nog nooit bekeken. Ik wist in ieder geval dat ik niet hield van haastwerk. Ik wilde graag voldoende tijd om een opdracht goed in kaart te kunnen brengen, en ook voldoende tijd om die goed uit te voeren.”
“Nu ik het zo met Marloes besproken had, durfde ik mijn wens opeens uit te spreken, tegenover projectleider Anneke. Die vroeg nog even door, over het soort project dat ik leuk zou vinden. Voor ik het wist had ik daarna een archiveringsklus te pakken.”
Bang dat ik het niet kon
“Er zat niet echt een deadline aan het archiveringsproject. Het was al jaren blijven liggen, het was eigenlijk best wel een puinhoop. Toch zag ik al snel hoe ik het project toch vlot kon trekken, met wie ik daarvoor kon samenwerken en op welke manier. Alleen moest ik een plan van aanpak schrijven. Ook al wist ik exact wat ik ging doen, tegen het schrijven zag ik gigantisch op.”
“Op een ochtend zat mijn interne criticus weer eens te schreeuwen dat ik nooit projectleider zou worden, als ik zo doorging. Ik was me door de gesprekken met Marloes veel bewuster geworden van die ongenode gast. Ik besloot hem gewoon te mond te snoeren. Aan hem had ik toch niks.”
“Tot mijn verbazing had ik daarna in drie uur mijn plan op papier. Ik verzond het per mail aan Anneke, die me meteen opbelde om te zeggen dat het perfect was. Waarom had dat nou nog zo lang geduurd? Ik zei: ‘Wil je het eerlijke antwoord? Ik was bang dat ik het niet kon.’”
Tijdsdruk
“Marloes spoorde mij aan om vaker te vertellen wat ik nodig had om een project te laten slagen, of om prettig mijn werk te kunnen doen. Ik hoefde daarbij niemand verwijten te maken, ik moest alleen duidelijk maken hoe anderen rekening met mij konden houden. Ze stelde voor dat ik voordat een vergadering begon, daar eens over na zou denken. Waar liep ik tegenaan? Ik hoefde vervolgens niet met een kant-en-klaar voorstel voor een perfecte oplossing te komen, maar alleen maar te vertellen waaraan ik behoefte had.”
“Daarom bracht ik tijdens een volgende vergadering naar voren dat ik graag iets eerder ieders input zou willen ontvangen voor een maandelijkse briefing aan de wethouders. Het was mijn taak om daaruit een korte samenvatting te destilleren en die voorafgaand aan de briefing alvast te verspreiden onder de wethouders. Maar omdat een vast groepje collega’s altijd tot het allerlaatste moment wachtte, had ik iedere keer veel stress en moest ik me steeds totaal een slag in de rondte werken.”
Oproep
Voor het eerst was ik open over de werkstress die ik ervoer doordat collega’s zo laat aanleverden. Ik zei: ‘Ik vraag jullie altijd ruim van tevoren om input. Er zit een heel vaste deadline aan deze opdracht vast, ik heb niet veel speelruimte. Ik ben ook bij een aantal andere projecten betrokken. Jullie kunnen veel stress bij me wegnemen door iets eerder te antwoorden.’”
“Het hielp. Een paar collega’s veranderden hun gedrag. De volgende vergadering bedankte ik hen daarvoor. En zei: ‘Jongens, het gaat dus een stuk beter. Daar ben ik heel blij mee. Alleen we zijn er nog niet. Het zou geweldig zijn als ik over een half jaar niemand meer achter de broek hoef te zitten. Wie gaat me daarbij helpen?’ Na elke nieuwe oproep gingen er weer een paar meer overstag.”
Dikkere huid
“Laatst riep een projectlid in reactie op een voorstel van mij uit: ‘Dat kan echt niet!’ Ik kroop niet in mijn schulp. Ik zei alleen: ‘Ik schrik een beetje van je heftige reactie. Zullen we dit anders na de plenaire vergadering even samen bespreken?’. Daarna vroeg ik toestemming aan de andere aanwezigen, om de kwestie onder vier ogen te bespreken. Iedereen gaf zijn goedkeuring. Dat vind ik belangrijk, want ik wil niets achter andermans rug om doen.”
“Na afloop vroeg ik mijn collega waarom hij mijn voorstel zo raar vond. Hij bond meteen een beetje in. Hij zei dat ik misschien ook wel ergens gelijk had. ‘Daar gaat het niet om’, zei ik. ‘Ik wil jouw standpunt graag horen. Alleen ik schrok net behoorlijk van je reactie. Ik kreeg het idee dat ik iets zei dat je echt onacceptabel vond, en dat je heel boos op me werd.”
“Mijn collega vroeg: ‘Kom ik echt zo op je ver? Zo bedoel ik het niet’. Ik zei: ‘Dat snap ik. En het geeft ook niet. Het is een goede training om een dikkere huid te ontwikkelen. Maar ik heb er wel last van.’ Sindsdien is die collega veel vriendelijker.”
Verbinder
“Ik krijg de laatste tijd complimenten over mijn goede inzicht in sociale verhoudingen en mijn pragmatische opstelling. Ik merk dat ik goed ben in het diplomatiek bespreekbaar maken van allerlei pijnpunten. Ik heb al een aantal malen twee collega’s weer bij elkaar gebracht, door ze eerst elk apart aan te horen en daarna begrip te kweken voor het standpunt van de ander. In plaats van een toeschouwer op de achtergrond verander ik langzaam in een verbinder.”
Ik ben wie ik ben
“Laatst sprak ik met Anneke over een projectlid dat de kantjes er nogal van afliep. Hij is hartstikke aardig en van goede wil, maar als puntje bij paaltje komt, doet hij niet wat hij belooft. En nu was hij ook nog thuis aan het klussen in zijn nieuwe huis. Er leek niets meer uit zijn handen te komen.”
Je hebt gelijk’, zei Anneke na enig nadenken. ‘Zo gaat het inderdaad steeds exact. Hij is heel joviaal, hij klinkt heel hulpvaardig, maar uiteindelijk hoor je er niets meer van. Laatst heb ik inderdaad zelf maar zijn klus uitgevoerd.’”
“Ik zei tegen Anneke: ‘‘We gaan hem opvoeden, samen, toch? Maar wel pas over twee of drie maanden, als hij uit verbouwing is. Voor die tijd heeft het geen zin.’ Anneke moest lachen. Ik merkte dat ze opgelucht was dat ik dit ter tafel had gebracht. Vroeger had ik zoiets gezien als roddelen, maar nu begrijp ik dat het juist goed kan uitpakken als je zoiets bespreekt, zeker als je het op een positieve manier doet.”
“Ik voel steeds minder reserves om te zeggen wat ik denk. Ik ben wie ik ben. Ik mag vinden wat ik vind. En we moeten er samen uit zien te komen.”
Meer lezen?
