Leiden van vergaderingen

Auteur: Simone Veld

Herma kijkt op haar horloge. Het is later dan ze had gedacht. Ze zouden allang bij het volgende punt moeten zijn. Maar haar collega is al een poos aan het woord en is duidelijk nog lang niet klaar. En wat hij zegt is wel belangrijk en gaat iedereen aan…

Als voorzitter van de vergadering voelt ze zich verantwoordelijk. Ze vindt dat ze de tijd moet bewaken, maar vindt het lastig om haar collega te onderbreken. Ze wacht een goed moment af.

Maar dat komt niet. Pas als de collega zijn verhaal heeft afgerond gaan ze naar het volgende onderwerp.

De vergadering loopt uit en aan het eind ervan zijn lang niet alle punten besproken

Herma vraagt zich af hoe ze dit anders had kunnen doen. Ze vindt het vervelend dat de vergadering langer heeft geduurd dan de bedoeling was.

Maar weet niet goed hoe ze dit een volgende keer kan voorkomen.

Herma is kinderarts, medisch manager van haar specialisme en zit in het stafbestuur van een ziekenhuis. Ze is een vernieuwer. Ze staat open voor nieuwe ervaringen en heeft altijd ideeën voor veranderingen die de afdeling kunnen verbeteren.

Als manager en staflid heeft ze de positie om echt invloed uit te oefenen. En dat doet ze graag. Maar juist dit lukte niet zo goed als ze zou willen.

In vergaderingen liep ze steeds tegen bepaalde problemen aan.

Als voorzitter had ze moeite om de tijd in de gaten te houden. En als deelnemer was ze altijd op zoek naar het juiste moment en de juiste woorden om dingen te zeggen.

Ook vond ze het lastig om haar ideeën over te brengen. Ze stuitte vaak op weerstand als ze een verandering voorstelde. Dat irriteerde haar.

Na afloop van vergaderingen was ze vaak nog bezig met het verloop ervan en voelde ze zich ontevreden over haar aandeel.

Vergaderen was ingewikkeld en leverde haar weinig positieve energie op. Meer een bron van frustratie dan een inspirerend onderdeel van haar werk.

Dat moest anders, besloot ze.

Ze wilde meer uit de vergaderingen halen, als voorzitter én als deelnemer

Ze had alleen geen idee hoe ze dit moest doen.

Daarom besloot ze de hulp van Marloes in te roepen.

In een Persoonlijke Actiesessie van een dag gingen ze samen aan het werk.

Eerst keken ze naar Herma’s natuurlijke voorsprong. Waar was zij nu bijzonder goed in? Wat was haar natuurlijke rol? Herma had een test gedaan om daar meer duidelijkheid over te krijgen.

In de uitslag herkende ze veel van zichzelf, en er kwam ook een onvermoed talent aan het licht.

Het talent om aan te voelen wat andere mensen vinden

Iets wat ze goed zou kunnen gebruiken in vergaderingen. Vervolgens kwamen alle ins en outs rondom vergaderen aan bod.

Ze leerde dat een juiste voorbereiding heel belangrijk is en hoe je er je voordeel mee doet. Wat ze kon doen om tijdens de vergadering invloed uit te oefenen op zo’n manier dat alle deelnemers er baat bij zouden hebben. En hoe ze in vergaderingen haar natuurlijke voorsprong kon inzetten om resultaten te behalen.

Voor elk onderdeel bood Marloes haar gestructureerde stappen aan, toegesneden op haar situatie.

Aan het einde van de dag had Herma behalve waardevolle nieuwe inzichten ook een concreet actieplan met stappen die ze meteen kon gaan zetten. Dat gaf energie.

Ze nam zich voor haar nieuwe aanpak uit te proberen zodra dat kon

In de volgende vergadering die ze voorzat, was er weer iemand erg lang aan het woord. Maar nu liet Herma het niet voorbij gaan. Ze greep in.

Ze legde aan de groep voor wat ze zouden doen. Verder gaan op dit punt? Of het doorschuiven naar de volgende vergadering? Ze besloten toch verder te gaan over het onderwerp.

Opnieuw liep de vergadering uit. Maar nu was het een gezamenlijke beslissing. Daardoor kon Herma tevreden zijn over haar rol.

En als ze nu ideeën voor verandering voorlegt, weet ze hoe ze weerstand kan voorkomen. En wat ze kan doen als die er toch komt.

Daarvoor zet ze haar pas ontdekte talent in. Ze let goed op hoe de anderen erbij zitten en verwoordt wat ze waarneemt.

Daardoor komen alle meningen boven tafel en worden ze besproken. En zo komen ze gezamenlijk tot een besluit waar iedereen achter kan staan.

De vergaderingen waaraan Herma deelneemt, zijn leuker en effectiever geworden

Als voorzitter en als deelnemer komt ze veel beter uit de verf. Dat geeft haar rust en zelfvertrouwen.

Zij heeft geleerd te vergaderen met impact. Zodat ze de rol kan vervullen die bij haar past.

Over de auteur Marloes Bouwmeester

Marloes is onderwijskundige en traint introverte professionals hoe ze succesvol kunnen zijn in hun werk zonder zichzelf te forceren. Ze is zelf introvert. Sinds 2008 schrijft zij artikelen over hoe je als introvert succesvol kunt zijn op een manier die bij je past. Zij wordt inmiddels gezien als landelijk expert en regelmatig geïnterviewd door landelijke bladen als Intermediair, Opzij en Elsevier.

follow me on:

Geef een reactie